AsystentOS jest dedykowany dla wszystkich uczestników procesu planowania zamówień.
AsystentOS wspiera i automatyzuje zadania powtarzalne i pozwala skupić się na tym, co ważne.
W systemie działają:
Konfigurujesz ścieżki akceptacji dla planowania i wniosków wg własnych potrzeb. Określaj użytkowników:
Definiujesz grupy rodzajowe, a system automatycznie kategoryzuje i sumuje zgłaszane pozycje zakupowe. Dzięki temu:
Twórz plan zamówień oparty na zgłoszonych i zaakceptowanych pozycjach zakupowych. Dzięki temu uzyskasz:
System zlicza pozycje zakupowe w ramach grupy rodzajowej i wskazuje jej wartość. Dzięki temu wiesz jaki tryb postępowania musisz zastosować. Masz zapewnione:
W systemie sporządzisz i wygenerujesz wniosek, który będziesz mógł procedować zgodnie z ustalonymi w Twojej jednostce ścieżkami akceptacji.
Dowiedz się więcej o Asystencie postępowań. Zacznij z nami planować postępowania już dziś!
Wybierz swój pakiet lub skontaktuj się z nami.
W celu zalogowania się do systemu, po wejściu na stronę https://app.asystentos.pl/, użytkownik w prawym górnym narożniku klika Zaloguj się. Następnie w panelu centralnym należy wpisać służbowy adres e-mail, na który zostało założone konto, a po uzupełnieniu pola kliknąć Przejdź dalej. System wyśle na wskazany adres e-mail kod autoryzujący składający się z sześciu cyfr, które Zamawiający podaje w białym polu, a następnie klika Zaloguj. Po zalogowaniu system wyświetli komunikat o poprawnym logowaniu w prawym, dolnym rogu.
W celu stworzenia planu cząstkowego, po zalogowaniu do systemu, należy kliknąć w menu bocznym ikonę PLANOWANIE, a następnie przejść do zakładki Moje plany cząstkowe. Z prawej strony znajduje się pomarańczowy przycisk Dodaj pozycję cząstkową, który otwiera formularz zgłoszenia.
Plany cząstkowe mogą zgłaszać wszyscy uczestnicy procesu planowania w jednostce. Wystarczy założone konto w systemie i nadane odpowiednie uprawnienia.
W celu dokonania weryfikacji planu cząstkowego, po zalogowaniu do systemu, należy kliknąć w menu bocznym ikonę PLANOWANIE, a następnie przejść do zakładki Weryfikacja. By dokonać weryfikacji należy kliknąć nazwę (przedmiot zamówienia), który chcemy zweryfikować.W ramach weryfikacji możemy dokonać edycji, usunąć lub skomentować weryfikowane dane. Kiedy dokonamy Zatwierdzenia lub Odrzucenia, opcje te nie będą już dostępne.
Pozycje cząstkowe trafiają do zdefiniowanych wcześniej przez administratora weryfikatorów na ścieżce akceptacji. Przykładowa ścieżka akceptacji może wyglądać następująco:
kierownik działu zgłaszającego – kierownik wydziału – koordynator planu – główna księgowa
Pozycję cząstkową można albo zatwierdzić, a więc przekazać dalej zgodnie z ustalonymi ścieżkami weryfikacji, albo odrzucić. Weryfikujący przy zatwierdzaniu pozycji cząstkowej może dodać opcjonalnie komentarz, natomiast przy odrzucaniu pozycji dodanie komentarza jest obowiązkowe. Dzięki temu każdy uczestnik procesu ma
W zakładce Wszystkie plany cząstkowe osoba weryfikująca ma wgląd we wszystkie pozycje, które przeszły weryfikację, wraz z bieżącym statusem. Pole Szukaj w kolumnie Status pozwala na odfiltrowanie, np. wszystkich pozycji ze statusem Wersja robocza.
Dodawanie Nowego planu zamówień (na dany rok) ma na celu udostępnienie zgłaszającym tworzenie, przesyłanie oraz aktualizowanie planów cząstkowych. Po kliknięciu Nowy plan zamówień pojawi się formularz z prawej strony ekranu.
Z poziomu zakładki Pola dodatkowe, Centralny Koordynator Planu ma możliwość rozbudowy formularza zgłaszania planu cząstkowego o dodatkowe pola. W zależności od preferencji, mogą one mieć charakter opcjonalny lub obligatoryjny.
Tak, przygotowany Plan postępowań jest zgodny z formularzem e-zamówień. Można go pobrać z systemu w formacie xslx.
Tak, system wskaże posegregowane zamówienia ze względu na wartość z rozbiciem na Zamówienia o wartości mniejszej niż progi unijne, Zamówienia o wartości równej lub przekraczającej progi unijne, Zamówienia bez stosowania ustawy.
Treść wniosku w systemie jest konfigurowana przez ustanowionego administratora systemu w jednostce. Personalizacja wniosku polega na zdefiniowaniu pól obowiązkowych, opcjonalnych i wymaganych. Każda jednostka personalizuje treść wniosku wg własnych potrzeb i wymagań.
Tak. Personalizacja wniosku polega na zdefiniowaniu pól obowiązkowych, opcjonalnych i wymaganych. Każda jednostka personalizuje treść wniosku wg własnych potrzeb i wymagań. Użytkownik przystępując do wypełnienia wniosku wybiera rodzaj wniosku tj. w procedurze krajowej lub unijnej lub pozaustawowej lub pozaustawowej z wnioskiem uproszczonym.
Wniosek trafi do zdefiniowanych wcześniej weryfikatorów na ścieżce akceptacji. Ścieżkę akceptacji ustawia administratora systemu w jednostce Przykładowa ścieżka akceptacji może wyglądać następująco:
kierownik działu zgłaszającego – kierownik wydziału – główna księgowa – kierownik działu zamówień publicznych – kierownik zamawiającego
